Objetividade nas reuniões de trabalho: veja o que pode atrapalhar

24/03/2015 21:03

Frequentemente me vejo diante de reclamações quando se fala sobre reuniões de trabalho que não geram resultados, tanto no serviço público quanto na iniciativa privada. Mas, qual seriam os possíveis problemas que fazem com que reuniões e mais reuniões não produzam o efeito esperado? Vamos neste artigo abordar algumas situações que, frequentemente, são relatadas por colaboradores dos mais variados níveis hierárquicos e das mais variadas características comportamentais:

Falta de objetividade. Muitas reuniões não conseguem atingir os objetivos almejados devido a mistura de assuntos que, naquele momento, não fazem parte da proposta do encontro. Tópicos paralelos ou que não tenham nenhuma vinculação ao assunto da pauta acabam por dispersar os colaboradores do tema principal que, por muitas vezes, acaba se tornando secundário. Falar muito não significa rendimento. A reunião deve ser focada no assunto que esteja em evidência e necessitando ser tratado junto aos colaboradores, seja para o aumento de produtividade, seja para ajustar o clima organizacional.

Ruídos na comunicação. Uma das maiores necessidades para a condução de uma reunião proveitosa é a comunicação clara e objetiva, pautada na moderação. Todos devem entender nitidamente do que se trata o encontro e qual a real demanda a ser discutida. Além disto, deve-se evitar o uso de aparelhos tecnológicos como celulares e tablets, devendo ser aceitos apenas quando for necessário para algum contato programado ou procedimento.

Falta de sentido. Muitos “líderes” tem o perfil de agendar reuniões internas por qualquer motivo. Antes de mais nada, o mediador deve levar em consideração alguns questionamentos: a reunião é mesmo necessária? Dá para resolver a questão diretamente com os setores competentes sem a necessidade de juntar toda a corporação? Foi feito um planejamento adequado para a pauta do encontro? Ponderar estes quesitos pode direcionar melhor as ações a serem desembocadas durante a reunião, caso seja mesmo imprescindível.

Interrupções. Nada mais desagradável do que estar em uma reunião importante e estratégica e, de repente, chegar alguém sem ser convidado e atrapalhar o raciocínio de quem esta debatendo os assuntos da pauta. Muitas vezes a ideia se perde e nunca mais volta. Assim, o mediador deve checar o ambiente e deixar avisos com outras pessoas para que não sejam perturbados naquele momento, que pode, inclusive, ser o momento crucial de uma empresa privada ou órgão estatal.

Portanto, reuniões só são importantes quando há resultados perceptíveis, seja a curto, médio ou longo prazo, conforme estipulado pela equipe e pelos líderes. Fazer um feedback regular é importante para avaliar se os caminhos estão sendo percorridos conforme combinado e para ajustar possíveis desvios.

TEXTO: Humberto Lacerda